Borrador para revisión legal. Este documento debe ser revisado y aprobado por el asesor jurídico de Higienista Oral antes de publicarse.
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, Higienista Oral, que opera bajo el nombre comercial Higienista Oral, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Le pedimos leerla antes de enviar cualquier formulario, escribirnos por WhatsApp o solicitar una cita de valoración. Al hacerlo, usted sabrá exactamente qué información se recoge, con qué finalidad y qué puede pedirnos en cualquier momento.
1. Alcance de esta política
Esta política se aplica a los datos personales que Higienista Oral recoge y trata en su condición de Responsable del Tratamiento a través de:
- los formularios de este sitio web, incluido el formulario de solicitud de cita;
- los mensajes que usted nos envía por WhatsApp al número publicado en el sitio;
- los correos electrónicos dirigidos a penaerika4872@gmail.com;
- las llamadas telefónicas a 0312 4869987;
- los datos de contacto que usted entrega en recepción, para efectos de agendamiento y facturación.
Qué no cubre esta política. Esta política no regula la historia clínica ni los datos que se originan en la atención odontológica. La información clínica que se produce durante la valoración y el tratamiento se recoge, custodia y conserva conforme a las normas especiales sobre historia clínica y reserva profesional aplicables en Colombia, entre otras la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud.
Para ese tratamiento, la autorización del paciente se obtiene de forma presencial y por escrito en la sede, mediante un aviso y un formato de autorización independientes, que se le explican antes de iniciar la atención. Si usted quiere conocer ese documento con antelación, puede solicitarlo en recepción o escribiendo a penaerika4872@gmail.com.
2. Identificación del Responsable del Tratamiento
- Nombre o razón social: Higienista Oral
- Domicilio: Villavicencio, Meta, Colombia
- Correo electrónico: penaerika4872@gmail.com
- Teléfono: 0312 4869987
3. Tratamiento al que serán sometidos los datos y su finalidad
Según el canal que usted utilice, podemos recoger:
- Datos de identificación y contacto: nombre y apellidos, número de documento, teléfono, correo electrónico y ciudad.
- Datos de agendamiento: servicio de interés, franja horaria preferida, si es primera vez o paciente de control, y cómo prefiere que le contactemos.
- Datos de facturación: los necesarios para expedir la factura electrónica cuando se haya prestado un servicio.
- Información de salud que usted decida escribirnos voluntariamente en el campo de mensaje o por WhatsApp. Esta información es un dato sensible y su entrega es facultativa (ver punto 4).
Estos datos se someten a recolección, almacenamiento, uso, circulación interna y supresión, con las siguientes finalidades:
- gestionar, confirmar, reprogramar o cancelar su solicitud de cita de valoración;
- comunicarnos con usted por teléfono, WhatsApp o correo electrónico para responder su solicitud;
- enviarle recordatorios de sus citas;
- atender preguntas, quejas, sugerencias y peticiones relacionadas con el servicio;
- verificar sus datos de contacto antes de la atención;
- cumplir obligaciones contables, tributarias y de facturación cuando exista un servicio prestado;
- atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales;
- elaborar estadísticas internas de gestión, con información agregada que no permite identificarle;
- enviarle información sobre servicios, campañas o recomendaciones de cuidado oral, únicamente si usted lo autoriza de forma separada y expresa. Podrá retirar esa autorización cuando quiera, sin que ello afecte su atención.
Para operar el sitio web, el correo y la agenda de citas nos apoyamos en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados del Tratamiento, vinculados por contrato y obligados a mantener la confidencialidad y las medidas de seguridad exigidas por la ley. Algunos de estos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia; en ese caso se aplican las garantías previstas en la Ley 1581 de 2012 para las transferencias y transmisiones internacionales.
No vendemos ni cedemos sus datos personales a terceros con fines comerciales.
4. Datos sensibles: su autorización es facultativa
De acuerdo con el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, los datos relativos a la salud son datos sensibles. El artículo 6 de la misma ley prohíbe su tratamiento, salvo que el Titular otorgue su autorización explícita.
Por lo anterior, y conforme al artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, le informamos de manera expresa:
- Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles, ni a responder las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
- Ninguna actividad de Higienista Oral está condicionada a que usted suministre datos personales sensibles. Usted puede solicitar una cita de valoración sin describir su motivo de consulta: basta con indicar que desea una valoración y dejarnos un dato de contacto.
- La autorización para tratar datos sensibles se solicita de forma separada, explícita y previa, y se le informa cuáles de los datos son sensibles y cuál es su finalidad.
Le recomendamos no enviar por el formulario web ni por WhatsApp diagnósticos, historia clínica, radiografías, fotografías intraorales ni resultados de exámenes. Esa información se revisa de forma segura durante la valoración presencial.
Menores de edad. El tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes debe responder a su interés superior y se realiza únicamente con la autorización del padre, la madre o el representante legal, quien es también la persona que debe solicitar la cita y acompañar al menor.
5. Autorización del Titular
La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada, mediante la casilla de aceptación que usted marca antes de enviar el formulario, o mediante una manifestación equivalente cuando el contacto se hace por otro canal. Cuando se trate de datos sensibles, se utiliza una casilla independiente.
Conforme al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, el silencio o la falta de respuesta no se entenderán en ningún caso como autorización ni podrán asimilarse a una conducta inequívoca del Titular.
Higienista Oral conserva prueba de la autorización otorgada y le entregará copia de ella cuando usted la solicite.
Usted puede revocar la autorización en cualquier momento y solicitar la supresión de sus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos, como ocurre con la información de facturación y con la historia clínica, sometida a sus propios términos de conservación.
6. Derechos del Titular
Como Titular de los datos, usted tiene derecho a:
- Conocer sus datos personales y acceder a ellos de forma gratuita, así como conocer el uso que se les ha dado.
- Actualizar y rectificar sus datos cuando estén incompletos, inexactos, fraccionados o induzcan a error.
- Suprimir sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, o cuando ya no sean necesarios para la finalidad autorizada.
- Revocar la autorización otorgada para el tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización que usted otorgó, salvo en los casos en que la ley exceptúa este requisito.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y a las demás normas que la modifiquen o complementen.
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de menores de edad.
Estos derechos pueden ejercerlos el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando dicha calidad.
7. Área responsable de peticiones, consultas y reclamos
El área de Atención al Paciente de Higienista Oral es la responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales y de tramitar el ejercicio de los derechos descritos en el punto anterior.
- Correo electrónico: penaerika4872@gmail.com — indique en el asunto «Protección de datos personales».
- Teléfono: 0312 4869987
- WhatsApp: 0312 4869987
8. Procedimiento para ejercer sus derechos
Consultas. Si desea conocer sus datos, el uso que se les ha dado o pedir prueba de su autorización, envíe su consulta a penaerika4872@gmail.com adjuntando copia de su documento de identidad. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de ese término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos. Si considera que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que se ha incumplido alguno de sus deberes legales, puede presentar un reclamo que contenga:
- su identificación como Titular y copia del documento de identidad;
- la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
- la dirección física o electrónica de notificación;
- los documentos que quiera hacer valer como soporte.
El trámite es el siguiente:
- Si el reclamo está incompleto, le requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que aporte la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se lo informará a usted.
- Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esa leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, usted solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Higienista Oral.
9. Seguridad de la información
Higienista Oral adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento: acceso restringido según el rol de cada persona, acuerdos de confidencialidad con el personal, copias de respaldo y conexiones cifradas en los formularios del sitio web.
El personal que interviene en el tratamiento está obligado a guardar reserva sobre la información, obligación que subsiste incluso después de terminada su vinculación.
10. Vigencia de la política y de las bases de datos
Fecha de entrada en vigencia de esta política: 2026-09-19.
Periodo de vigencia de las bases de datos: los datos personales se conservarán mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y la relación con el Titular, y en todo caso durante los términos que impongan las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables, así como las normas especiales sobre conservación de la historia clínica. Cumplidos esos términos, los datos se suprimen o se anonimizan de forma segura.
Cualquier cambio sustancial en esta política se publicará en este sitio web y se comunicará a los Titulares antes de su implementación. Le sugerimos revisar esta página periódicamente.